Planejar a semana de forma eficiente é uma das melhores maneiras de ser mais produtivo e alcançar suas metas.
Mas, apesar das nossas boas intenções, algumas vezes a gente acaba cometendo erros no planejamento que nos deixam improdutivos – o contrário do que a gente quer, e que aumentam o nosso estresse e criam frustração ao longo dos dias.
Neste artigo, vamos conhecer os 4 erros mais comuns ao planejar a sua semana e como você pode evitá-los. Vamos lá?
1) Excesso de Tarefas 📋
O primeiro e mais comum erro ao planejar a sua semana é criar uma lista de tarefas extremamente longa, cheia de tarefas, só porque você acha que é assim que você vai ser produtivo.
Esse excesso de tarefas não só gera uma frustração quando você não consegue realizar tudo, mas também pode causar uma sensação de sobrecarga, de que você precisa fazer tudo correndo para conseguir completar essa lista imensa que você criou.
No final das contas, essa lista cheia de coisas e assustadora também só aumenta sua probabilidade de procrastinar.
É importante lembrar que ser mais produtivo não está, necessariamente, ligado à quantidade de coisas que você faz, mas sim à qualidade e importância das tarefas. Afinal, não adianta ter uma lista cheia de atividades que nem são importantes pois, como já diria Peter Drucker:
“Nada é menos produtivo do que tornar eficiente algo que nem deveria ser feito.”
E como você evita sobrecarregar sua lista de tarefas? Sendo mais realista e criterioso ao fazer seu planejamento.
Primeiro, avalie se as tarefas que você está colocando em sua lista realmente possuem um porquê forte, um motivo para serem realizadas e se estas tarefas te aproximam das suas metas e objetivos.
Você também precisa definir prioridades, pois nem tudo tem o mesmo grau de importância e, muito menos, nem tudo é importante ao mesmo tempo.
Logo, ao invés de se comprometer com 20 tarefas no seu dia, escolha as 5 mais importantes e gerencie seu tempo em torno delas. As demais tarefas podem ser delegadas ou agendadas para a semana seguinte.
Isso porque além destas tarefas, você ainda precisará ter tempo para seus hábitos positivos e hobbies, a fim de equilibrar suas responsabilidades. E se você coloca tarefa demais e sobrecarrega sua lista, você acaba comprometendo o tempo destas atividades que também são muito importantes.
2) Falta de flexibilidade ❌
Um outro erro muito comum ao planejar a semana é a falta de flexibilidade.
Muitas vezes, ao elaborar um planejamento, a gente ignora o fato de que imprevistos podem surgir – seja um compromisso de última hora ou uma tarefa urgente, por exemplo.
E quando você não tem espaços em sua agenda para ajustes, você acaba se sentindo sufocado, estressado e a sua produtividade despenca.
Para evitar isso, sempre que possível, tenha “zonas de respiro” em sua agenda, ou seja, pequenos espaços entre algumas tarefas para você reorganizá-las e lidar com imprevistos, caso seja necessário.
Ser flexível também significa aceitar que, em algumas semanas, nem tudo sairá como o esperado.
Se você enxerga seu planejamento não como um guia, mas um plano rígido que precisa ser seguido 100% à risca e que não pode ser ajustado de jeito nenhum, caso algo saia do seu controle, você vai ficar frustrado e ansioso.
Por isso, tente adotar uma mentalidade mais aberta ao ajuste e à adaptação, garantindo que você mantenha o foco e o equilíbrio, mesmo quando os imprevistos surjam.
E caso não seja possível concluir uma tarefa em um determinado dia, reagende ela para o próximo dentro do App Flynow Produtividade.
É claro que essa é uma ferramenta para ser usada de vez em quando e não todos os dias, pois se você está sempre reagendando tarefas, pode significar que está colocando mais atividades do que deveria na sua lista.
3) Você não referencia suas metas 🎯
Se você define suas metas no começo do ano e depois se esquece completamente delas, é bem provável que você cometa esse erro.
Quando você planeja sua semana, sem considerar suas metas, o que você pode acabar fazendo é gastar tempo em atividades que não contribuem diretamente para seus maiores objetivos.
Sem uma visão clara do que é realmente importante, o planejamento semanal se torna apenas uma lista de afazeres desconexa, sem um propósito.
E como você muda isso?
Ao fazer o seu planejamento semanal, dê uma olhada nas metas que você definiu no começo do ano e pense: “Qual ação eu posso realizar essa semana para ficar um pouquinho mais perto dessa minha meta?”. Depois, planeje isso.
Essa pequena reflexão te ajuda a garantir que o seu tempo esteja sendo investido nas ações que te aproximam dos seus objetivos, e não apenas em tarefas de curto prazo que não agregam valor a longo prazo.
Por exemplo, se você tem uma meta relacionada à leitura, você precisa garantir que tem o hábito de leitura planejado na sua semana. Se você tem uma meta de fazer tantos cursos no ano, você tem que ter momentos em sua semana reservados para estudo.
4) Falta de revisão e ajuste📝
Para William Edwards Deming:
“O que não pode ser medido, não pode ser gerenciado.”
Em outras palavras, se você realiza seu planejamento e não revisa ele constantemente, você não consegue gerenciar e melhorar ele.
Aqui, duas revisões podem ser interessantes: a revisão diária e a revisão semanal.
A revisão diária seria você revisar sua lista de tarefas antes de começar a trabalhar para ver se alguma prioridade mudou, se tem algo que você precisa muito fazer hoje ou se tem alguma coisa que pode ficar para outro dia.
Já a revisão semanal pode ser feita quando você planeja a sua semana e seria você analisar a semana que passou, entendendo se você conseguiu cumprir com o que você se propôs, se sim, o que ajudou, se não, o que atrapalhou e assim por diante.
Com o tempo, essas revisões te ajudam a aprimorar a sua capacidade de planejar suas semanas de maneira mais eficaz, o que garante uma maior produtividade, que é tudo o que a gente quer!
Lembrando que no App Flynow Produtividade, você tem acesso a Relatórios Semanais e Diários com diversas informações de uma determinada semana sobre seus hábitos, tarefas e metas que podem te ajudar a ter insights valiosos para continuar aprimorando seus planejamentos a cada semana.
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