Você chega no fim do seu dia e percebe que fez muitas coisas mas deixou o que era mais importante sem fazer? Você sabe priorizar tarefas?
Priorizar tarefas é essencial. Afinal, se tudo é prioridade, nada é prioridade no final das contas.
Por isso, se você quer aprender a priorizar tarefas, continue lendo e confira 3 métodos!
Como organizar minhas tarefas por prioridade?
Estabelecer prioridades é a chave para o seu sucesso. Assim, você consegue direcionar sua energia para a tarefa certa e mais importante.
Mas, como priorizar tarefas? Conheça 3 métodos:
1. Tríade do Tempo
A Tríade do Tempo é um método que ajuda a classificar as tarefas em três esferas: importantes, urgentes e circunstanciais.
Importantes
As atividades importantes são as que devem ser priorizadas, já que são elas que geram resultados para a sua vida.
Além disso, são atividades que possuem prazos para serem realizadas, são bastante pessoais, podendo agregar resultados a curto, médio ou longo prazo.
Urgentes
Dentro da esfera da urgência encontram-se atividades que devem ser realizadas imediatamente, pois, caso contrário, causarão algum problema a você.
Entretanto, o grande problema é que, em nossa cultura, tarefas urgentes se tornaram o "padrão" e não a exceção.
Nesse sentido, nós tendemos a deixar tudo para última hora, o que não é bom, já que teremos que adiar as tarefas importantes para realizar as urgentes. Isso acaba nos frustrando e nos deixando estressados.
Circunstanciais
Uma atividade circunstancial é aquela considerada desnecessária, ou seja, atividades realizadas por comodidade ou por serem consideradas apropriadas à sociedade.
Além disso, são consideradas gastos de tempo de maneira inútil, fazendo parte de uma esfera que não dá resultado.
Mas, como usar a Tríade do Tempo para priorizar tarefas?
Como usar a Tríade do Tempo para priorizar tarefas?
Para usar a Tríade do Tempo para priorizar tarefas, você deve fazer uma lista de suas atividades e classificá-las dentro das esferas importante, urgente e circunstancial.
Após isso, dê prioridade para as tarefas da esfera importante e tente focar a maior parte do tempo nelas.
A tríade ideal tem 70% do tempo focada em atividades importantes, 20% em atividades urgentes e 10% em circunstanciais.
2. Matriz Eisenhower
A Matriz Eisenhower foi criada por Dwight Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos entre 1953 e 1961.
Segundo Dwight: “O que é importante, raramente é urgente e o que é urgente é raramente importante”.
Com isto, Dwight elaborou a Matriz Eisenhower, onde as tarefas podem ser distribuídas em 4 quadrantes.
Estes quadrantes, por sua vez, possuem dois eixos: um relacionado à importância e outro à urgência.
1. Importante e urgente
As atividades urgentes e importantes são aquelas atividades que devem ser realizadas imediatamente.
Alguns exemplos destas atividades são crises, reuniões, problemas urgentes e inadiáveis, além de projetos com data marcada.
Se alguma de suas atividades se enquadram neste quadrante, não pense muito, apenas execute-as.
2. Importante, mas não urgente
As atividades importantes mas não urgentes devem ser agendadas, definindo um momento certo para executá-las, assim que você resolver as pendências do primeiro quadrante que existirem.
Alguns exemplos destas atividades são seus hábitos diários, algum projeto pessoal seu, algum curso que você está fazendo, uma nova habilidade que você está aprendendo, etc.
3. Urgentes, mas não importantes
As atividades urgentes mas não importantes podem ser claramente delegadas a um colega ou colaborador, uma vez que não é necessário tanta atenção para realizá-las.
Alguns exemplos de tarefas deste tipo são: telefonemas, relatórios, correspondências, agendar entrevistas, responder determinados e-mails, urgências de outras pessoas, etc.
4. Não importante e não urgente
Por fim, as atividades que não são nem importantes e nem urgentes são aquelas atividades que devem ser eliminadas, uma vez que não faz sentido executá-las.
Nesta categoria se enquadram atividades que podem atrapalhar se feitas em excesso, ou seja, possíveis distrações, como: ver TV, checar as redes sociais, navegar na internet sem um objetivo específico, etc.
Mas, como usar a Matriz Eisenhower para priorizar tarefas?
Como usar a Matriz Eisenhower para priorizar tarefas?
Para usar a Matriz Eisenhower para priorizar tarefas, você deve elaborar uma lista de atividades do seu dia e classificar essas atividades de acordo com a matriz Eisenhower, a fim de entender em qual quadrante esta tarefa se encaixa.
Assim, as tarefas que se enquadrarem no quadrante 1 (importante e urgente), você deve fazê-las primeiro.
As tarefas do quadrante 2 (importante, mas não urgente) você deve agendá-las. Já as tarefas que se enquadram no quadrante 3 (urgente, mas não importante), você deve delegá-las.
Por fim, as tarefas que se enquadram no quadrante 4 (não importantes e não urgentes), você deve eliminá-las.
3. Matriz GUT
A Matriz GUT é uma matriz que classifica as tarefas em três categorias: Gravidade, Urgência e Tendência.
Gravidade
A gravidade está relacionada ao impacto ou intensidade de uma atividade/tarefa, variando de 1 (sem gravidade) a 5 (extremamente grave).
Urgência
A urgência está relacionada ao tempo. Ou seja, quanto mais rápida uma determinada tarefa precisa ser realizada, mais urgente ela é.
Da mesma forma, a urgência varia de 1 (pode esperar) a 5 (precisa de ação imediata).
Tendência
Por fim, a tendência está relacionada ao padrão de evolução da situação.
Isso significa que a tendência indica o padrão de comportamento da atividade, ou seja, se a tendência da atividade é permanecer estável ou piorar caso não seja realizada.
De maneira similar, também varia de 1 (padrão de comportamento estável) a 5 (pode piorar rapidamente).
Mas, como usar a matriz GUT para priorizar tarefas?
Como usar a Matriz GUT para priorizar tarefas?
Para utilizar a matriz GUT para priorizar tarefas você precisa pegar cada nota dada a cada tarefa e multiplicar o valor.
Assim, a tarefa mais prioritária será aquela que tiver o maior valor da multiplicação da gravidade x urgência x tendência.
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