No último post do blog, falamos sobre o ICE SCORE, uma ferramenta que te ajuda a priorizar suas tarefas. Ainda neste tema de definição de prioridades, hoje vamos falar sobre a matriz GUT.

A matriz GUT é uma ferramenta de priorização que se baseia em 3 critérios: Gravidade, Urgência e Tendência. Criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe, a matriz tem como finalidade a definição de prioridades e o auxílio na tomada de decisão.

Por isso, se você quer saber mais sobre a matriz GUT, continue lendo este post. Nele, vamos te contar o que é a matriz GUT, como ela funciona e como ela pode te ajudar a definir prioridades.

O que é a matriz GUT?

Conforme dito anteriormente, a matriz GUT é uma ferramenta utilizada na priorização de problemas, mas que pode ser usada na priorização de tarefas também. Isso porque esta matriz classifica todas as atividades por meio de 3 critérios, sendo eles: Gravidade, Urgência e Tendência.

Assim, a partir da classificação, é possível entender melhor o que deve ser priorizado e tomar melhores decisões a respeito. Vamos entender mais a fundo sobre cada um destes critérios.

Gravidade

A gravidade está relacionada ao impacto ou intensidade de uma atividade/tarefa, algo que é bem parecido com o I do ICE SCORE. Assim, a pontuação irá variar de 1 a 5 da seguinte forma:

1. Sem gravidade;
2. Pouco grave;
3. Grave;
4. Muito grave;
5. Extremamente grave.

Urgência

A urgência está relacionada ao tempo. Ou seja, quanto mais rápida uma determinada tarefa precisa ser realizada, mais urgente ela é. Dessa forma, a urgência leva em conta o prazo e o nível de “pressão” para esta determinada tarefa ser realizada.

Da mesma maneira que a gravidade, a urgência varia numa escala de 1 a 5 da seguinte forma:

1. Pode esperar;
2. Pouco urgente;
3. Urgente;
4. Muito urgente;
5. Precisa de ação imediata.

Tendência

Por fim, a tendência está relacionada ao padrão de evolução da situação. Isso significa que a tendência indica o padrão de comportamento da atividade, ou seja, se a tendência da atividade é permanecer estável ou piorar caso não seja realizada.

Dessa maneira, uma atividade com pontuação de tendência alta significa que ela pode evoluir de uma hora para outra e se tornar algo urgente. Neste caso, a pergunta a ser feita é: “Se esta tarefa não for realizada hoje, ela irá continuar com um padrão de comportamento estável ou piorar sua situação?”.

Da mesma forma que com a gravidade e a urgência, a escala de pontuação da tendência varia de 1 a 5 da seguinte maneira:

1. Padrão de comportamento estável;
2. Pode piorar em longo prazo;
3. Pode piorar em médio prazo;
4. Pode piorar em curto prazo;
5. Pode piorar rapidamente.

Como funciona uma matriz GUT?

O funcionamento da matriz GUT é bem parecido com o ICE SCORE. O primeiro passo é listar todas as suas atividades/tarefas.

Feito isso, você deverá dar notas para estas tarefas de acordo com os 3 critérios da matriz GUT, ou seja, a gravidade, a urgência e a tendência, sendo estas notas de 1 a 5.

Por fim, o resultado final será a multiplicação dos 3 critérios, ou seja, a multiplicação da nota dada no critério “G”, no critério “U” e no critério “T”. Dessa forma, a atividade com a maior pontuação é a que deverá ser priorizada.

Vamos supor que você tenha duas tarefas a serem realidades: pagar a conta de luz da sua casa que vencerá naquela semana e verificar sua caixa de emails. Dessa forma, temos:

Dessa forma, pela tabela, podemos concluir que a atividade a ser priorizada é a de pagar a conta de luz, porque, apesar de ainda não estar no dia, é uma atividade que pode piorar em curto prazo (e se tornar urgente) e que merece atenção no curto prazo.

Qual a principal vantagem da matriz GUT?

Por fim, a principal vantagem da matriz GUT é a facilidade do método, uma vez que a matriz GUT é extremamente simples e eficaz para a tomada de decisão. Isso significa que não há a necessidade de cálculos mirabolantes e experiência para utilizá-la.

Além disso, conforme vimos, esta ferramenta é muito mais do que uma ferramenta de “apagar incêndios”, sendo também base para a tomada de decisão que pode ser utilizada em diversas situações, esteja você priorizando suas tarefas, definindo etapas de um projeto, etc.

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