O Kanban é um método de produtividade, criado pelo engenheiro industrial e empresário, Taiichi Ohno, que aplicou o sistema na empresa automobilística japonesa Toyota na década de 40, sendo integrado ao Just in Time (JIT).

Caso você seja uma pessoa visual, esta metodologia é perfeita para você! No post de hoje, vamos te contar o que é o Kanban e como você pode usá-lo para ser mais produtivo. Continue lendo e confira.

O que é o Kanban?

O Kanban é considerado uma metodologia ágil juntamente com o SCRUM e tem como finalidade ser uma abordagem simples, eficiente e direta para o gerenciamento de projetos. Assim, é possível ter um foco direcionado para o aumento da produtividade e na otimização dos processos.

Se você pesquisar “Kanban” na internet, você encontrará muitas fotos de quadros com colunas cheias de post-its ou cartões coloridos. Isso porque a Metodologia Kanban (muitas vezes também conhecida como “Cartões Kanban”) é uma metodologia altamente visual, buscando conduzir cada tarefa por um fluxo de trabalho.

Assim, o Kanban é um conceito que pode ser definido pelos seguintes itens:

1) Sistema visual

O sistema visual é o olhar amplo do processo. Geralmente, tem-se um quadro dividido em três colunas: "To Do” (A fazer), “Doing” (Fazendo) e “Done” (Feito). Assim, será possível dividir as atividades ou projetos entre estas três colunas.

2) Cartões

Os cartões são o local onde você irá anotar as atividades. Por exemplo, você quer gravar um vídeo. Para gravar um vídeo, você vai precisar de basicamente duas tarefas: um script com o que você vai falar e um horário no dia no qual você vai gravar.

No caso do Kanban, o que você vai fazer é anotar estas duas tarefas (uma em cada post-it) e colocar ambas na coluna “To Do”, afinal, estas tarefas ainda serão feitas. Se você resolver fazer o script do vídeo hoje, você vai mudar esta atividade para a coluna “Doing”, afinal, você vai estar fazendo ela. Quando você terminar, você passa a tarefa para a coluna “Done”.

Você pode fazer o Kanban tanto de maneira tática, ter um quadro na sua parede, desenhar as colunas e colar post-its ou você pode usar algum app para isso, como o Trello. No Trello, você terá lá as colunas “To Do”, “Doing” e “Done” prontas. Aí é só arrastar as atividades conforme o fluxo delas.

Veja alguns exemplos da Metodologia Kanban:

Kanban à mão

Kanban no Trello

Quais são os objetivos da Metodologia Kanban?

Com a Metodologia Kanban, você irá obter maior produtividade, uma vez que você consegue visualizar o que tem que ser feito e se sente motivado para mover as atividades pelas colunas. Além disso, os Cartões Kanban também pode proporcionar:

Enxergar o cenário todo

Com a Metodologia Kanban, você consegue enxergar o cenário todo das atividades e projetos que você possui. Você pode organizar suas atividades diárias nele e estabelecer os processos necessários para você realizar aquele seu projeto que você tanto quer.

Com esta organização, você consegue enxergar o cenário todo, vendo os passos exatos que você precisa dar para cumprir aquela atividade ou aquele projeto. Isso promove muito mais produtividade, uma vez que você cria pequenos passos executáveis.

Gerenciamento de tempo

Com as atividades todas organizadas, você conseguirá um melhor gerenciamento de tempo, uma vez que ao você se organizar e deixar as atividades definidas, você não perde tempo pensando no que deve ser feito.

Além disso, você pode também definir na frente da tarefa quanto tempo é necessário para você realizar aquela tarefa e aproveitar ainda mais esta metodologia.

Limitar a quantidade de trabalho

Por fim, com o Kanban, você consegue limitar a quantidade de atividades que você colocará no seu dia ou o número de passos do seu projeto. Isso porque será muito mais fácil você enxergar suas prioridades e ver se você está se sobrecarregando e colocando mais atividades do que é realmente possível de realizar.

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